Obavijest za korisnike sustava eVisitor

 

Opća uredba o zaštiti podataka (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. g. kojom se uvode nova pravila obrade i zaštite osobnih podataka stupila je na snagu u svim državama članica Europske unije 25. svibnja 2018. god. Prema važećim propisima Republike Hrvatske kao što su odredbe čl. 21. st. 1. Zakona o boravišnoj pristojbi (NN 152/08, 59/09, 97/13, 158/13 i 30/14), čl. 32. st. 1. toč. 5. i st. 4. Zakon o ugostiteljskoj djelatnosti (NN  85/15, 121/16), Zakona o strancima (NN 130/11, 74/13 i 69/17), a osobito čl. 3. st. 2. Pravilnika o načinu vođenja popisa turista te o obliku i sadržaju obrasca prijave turista turističkoj zajednici (NN 126/15), pružatelj usluge smještaja u ugostiteljskom objektu registriranom za pružanje usluga smještaja (odnosno turistička agencija koja je za to ovlaštena od strane pružatelja takve usluge) dužan je prikupiti i u jedinstveni sustav prijave i odjave turista eVisitor unijeti sljedeće osobne podatke osobe koja koristi uslugu smještaja (gost/turist):

 

                        1. Prezime i ime

                        2. Mjesto, država i datum rođenja

                        3. Državljanstvo

                        4. Vrsta i broj isprave o identitetu

                        5. Prebivalište (boravište) i adresa

                        6. Datum i vrijeme dolaska, odnosno odlaska iz objekta

                        7. Spol

                        8. Temelj za oslobođenje od ili umanjenje obveze plaćanja boravišne pristojbe


Opća uredba o zaštiti podataka ne utječe na Vašu zakonsku obvezu unošenja osobnih podataka turista u sustav eVisitor, ali postavlja određena ograničenja i uvjete pod kojima je dopušteno pribavljati i koristiti ove podatke. Kako bi Vas što bolje upoznali s novim pravilima obrade i zaštite osobnih podataka u nastavku izdvajamo preporuke Hrvatske turističke zajednice (HTZ) koje smatramo korisnim za sve iznajmljivače ili ugostitelje koji temeljem zakonske obveze unose osobne podatke turista u sustav eVisitor.

 

 

a) Informiranje gosta

Kada se od gosta zatraži osobna iskaznica ili drugi identifikacijski dokument, potrebno je objasniti da se radi o postupku prijave i odjave gosta koji je propisan zakonom. Prijava se obavlja radi obračuna boravišne pristojbe i prijave boravka stranog turista u Republici Hrvatskoj, a prikupljeni podaci se ne smiju koristiti u druge svrhe. Sve dok se od gosta traže samo osobni podaci predviđeni zakonom, sadržani u gore navedenih 8 točaka, za njihovo pribavljanje i obradu nije potrebna posebna pisana suglasnost gosta. Ako gost ima dodatnih pitanja u vezi zaštite osobnih podataka, preporuča se predati mu informativni letak za goste koji je moguće preuzeti na službenim stranicama Hrvatske turističke zajednice na 12 stranih jezika pod rubrikom EVISITOR OBAVIJEST PRIKUPLJANJE OSOBNIH PODATAKA (GDPR).[1]

 

b) Kopiranje i zadržavanje osobnih isprava

Osnovno pravilo nalaže da se podaci unose u sustav eVisitor temeljem uvida u identifikacijsku ispravu gosta. Skeniranje, fotografiranje, kopiranje ili zadržavanje identifikacijskih dokumenata nije dozvoljeno. Međutim, u izvanrednim situacijama kada iz objektivnih razloga (npr. tehnička nemogućnost) nije moguće izvršiti registraciju gosta u eVisitor temeljem uvida u ispravu, ugostitelj/iznajmljivač može privremeno zadržati ili napraviti kopiju identifikacijskog dokumenta uz prethodnu suglasnost gosta pod sljedećim uvjetima:

            1. prije zadržavanja isprave uz prethodnu suglasnost gosta, ugostitelj/iznajmljivač dužan je obavijestiti gosta da se prijava mora izvršiti u zakonskom roku od 24 sata i da gost može preuzeti svoju ispravu najkasnije po isteku tog roka, a ako gost odbije ustupiti ispravu ili zatraži da mu se ista vrati, ugostitelj/iznajmljivač dužan je to napraviti bez odgode;

            2. prije kopiranja isprave, ugostitelj/iznajmljivač dužan je zatražiti od gosta da potpiše izjavu o suglasnosti/privoli za ustupanje isprave na kopiranje, slikanje, prepisivanje ili dr., a podredno, ako potpisivanje izjave iz bilo kojeg razloga nije moguće, ugostitelj/iznajmljivač dužan je zatražiti od gosta da potpiše kopiju identifikacijske isprave u znak svoje suglasnosti za ustupanje isprave na kopiranje;

            3. ako gost nije voljan ustupiti ispravu na privremeno zadržavanje ili kopiranje, ugostitelj/iznajmljivač dužan je nastaviti s unosom podataka u     sustav eVisitor temeljem uvida u ispravu čim se za to steknu uvjeti.

 

Eventualne poteškoće koje proizlaze iz ovih ograničenja moguće je izbjeći na način da se, ukoliko je u smještajnom objetku dostupan bežični internet, podaci s identifikacijske isprave unesu putem tableta izravno u eVisitor ili da se goste prijavi na licu mjesta putem aplikacije za mobilne uređaje inCheckin. U svakom slučaju, ugostitelj/iznajmljivač dužan je primijeniti odgovarajuće mjere radi zaštite isprava odnosno kopija isprava kako bi se onemogućio neovlašten pristup istima (npr. čuvanje isprava ili kopija isprava pod ključem). Nakon upisa podataka u sustav eVisitor nije dovoljno kopiju isprave samo baciti u smeće već je treba vratiti gostu ili uništiti na način da više nije čitljiva.

 

c) Prikupljanje drugih osobnih podataka

Od podataka koji se prikupljaju za eVisitor treba razlikovati podatke koje ugostitelj ili iznajmljivač namjerava prikupljati u drugu svrhu, npr. u svrhu slanja ponuda smještaja poštom ili emailom na adresu gostiju. U tom slučaju, ugostitelj/iznajmljivač dužan je o takvom prikupljanju posebno obavijestiti gosta i zatražiti posebnu pisanu privolu.

Za sve ostale novosti i obavijesti povodom stupanja na snagu Opće uredbe o zaštiti podataka upućujemo na Smjernice i preporuke za postupanje prema općoj uredbi o zaštiti podataka (GDPR) za korisnike sustava eVisitor objavljene na službenim stranicama HTZ-a.

Zahvaljujemo na Vašoj pažnji.  

 

U Medulinu, 21. lipnja 2018. god.                                               

 

Turistička zajednica Općine Medulin                                      

 

[1] Smjernice, preporuke i obrasci HTZ-a dostupni na: https://www.htz.hr/hr-HR/projekti-i-potpore/evisitor